Nota de encargo inmobiliaria en España: ¿es obligatoria en tu comunidad autónoma?

Antes de publicar una vivienda, organizar visitas o negociar con posibles compradores: ¿hace falta tener una nota de encargo firmada por la propiedad?

La respuesta corta es que sí, siempre conviene. Trabajar con un encargo escrito protege al profesional, al propietario y a quien acaba interesándose por el inmueble.

La respuesta jurídica pide algún matiz más, porque la regulación no es igual en toda España. Hay comunidades que exigen expresamente la nota de encargo antes de empezar a comercializar. Otras regulan qué datos deben figurar en ella. Y en buena parte del territorio no hemos localizado una obligación autonómica general equivalente.

Dicho de otra forma: el mismo modelo, usado igual en Girona que en Jaén, puede quedarse corto.

¿Qué es exactamente una nota de encargo?

Es el documento por el que una persona propietaria —o alguien debidamente autorizado— encarga a un profesional inmobiliario que intervenga en una operación.

En él se concretan cuestiones que después resultan decisivas:

• La identidad de las partes.
• El inmueble sobre el que se realiza el encargo.
• El tipo de operación: venta, alquiler, cesión u otra.
• Los servicios que prestará el agente.
• La duración del encargo.
• El precio de comercialización o la renta.
• Los honorarios y la forma de pago.
• La existencia o no de exclusiva.
• Las facultades que se conceden al profesional.
• Las condiciones para finalizar o renovar la relación.

No es un papel para justificar el cobro de honorarios y poco más. Es el punto de partida de toda la relación profesional: la prueba de qué se encargó, en qué condiciones y con qué límites.

¿Por qué firmarla antes de empezar a trabajar?

Todavía es bastante habitual arrancar una comercialización después de una conversación, un intercambio de mensajes o un acuerdo de palabra. Funciona hasta que deja de funcionar.

El problema llega cuando aparecen preguntas que nadie dejó resueltas:

• ¿Qué precio autorizó realmente la propiedad?
• ¿Quién asumía el coste de determinadas acciones comerciales?
• ¿El encargo era en exclusiva?
• ¿Cuándo se devengan los honorarios?
• ¿Podía el agente recibir cantidades a cuenta?
• ¿Qué pasa si el propietario vende por su cuenta?
• ¿Quién autorizó publicar esas fotografías?
• ¿Qué documentación tenía que aportar la propiedad?

Una nota de encargo clara evita que todo esto dependa de cómo lo recuerde cada uno meses después. Y permite al agente demostrar que estaba legitimado para ofrecer el inmueble, hacer publicidad y ejecutar lo pactado.

La nota de encargo forma parte de los documentos que utiliza un agente inmobiliario durante una compraventa y debe integrarse en un procedimiento documental coherente.

Por eso, incluso donde la normativa autonómica no lo exige expresamente, el documento escrito sigue siendo una medida elemental de seguridad. No es burocracia: es saber a qué atenerse.

¿Es obligatoria en toda España?

No hay una respuesta única para todo el territorio.

La actividad inmobiliaria está sujeta a normativa estatal —civil, contractual, publicitaria, de consumo, de protección de datos—, pero algunas comunidades autónomas han aprobado además requisitos propios para los agentes y para la formalización del encargo.

Esta es la situación general a fecha de septiembre de 2026:

Cataluña y la Comunitat Valenciana disponen de registros obligatorios operativos. Andalucía ha creado legalmente su propio registro obligatorio, aunque su implantación efectiva depende todavía del desarrollo reglamentario.

Una advertencia importante: que no exista una obligación autonómica equivalente no significa que se pueda trabajar sin autorización de la propiedad, publicar cualquier información o actuar al margen de las normas contractuales y de consumo. Significa que hay que analizar cada caso, y desconfiar tanto de quien afirma que "la nota de encargo es obligatoria en toda España" como de quien dice que "solo hace falta si hay exclusiva". Ninguna de las dos frases es cierta.

Cataluña: la regulación más detallada

Cataluña tiene, probablemente, el marco más desarrollado.

El artículo 55 de la Ley 18/2007 establece que, antes de iniciar la oferta de un inmueble, el agente debe suscribir con la propiedad una nota de encargo que lo habilite para ofrecerlo, publicitarlo, percibir cantidades o formalizar documentos con terceros. Y va más allá: prohíbe expresamente hacer oferta o publicidad de inmuebles de terceros sin haberla suscrito antes.

Entre los datos que deben constar están la identidad del agente y su número de inscripción en el registro, la identidad de la propiedad, la duración del encargo, la descripción de la operación, la identificación de la finca, el precio, los honorarios y las facultades concedidas.

A esto se suma que Cataluña cuenta con registro obligatorio de agentes (AICAT), cuyo número debe figurar en la publicidad y en el establecimiento.

Si quieres ampliar este punto, puedes consultar los requisitos para ejercer legalmente como agente inmobiliario en Cataluña.

Traducido a la práctica: en Cataluña no se publica primero y se regulariza después. El orden es comprobar la documentación, formalizar el encargo y, entonces sí, comercializar.

Si eres propietario, también conviene revisar la documentación que necesitas para vender una vivienda en Cataluña antes de iniciar la comercialización.

Puede consultarse el texto en la Ley 18/2007 del derecho a la vivienda.

Comunitat Valenciana: registro obligatorio y varios requisitos anulados

Aquí conviene ser preciso, porque circula bastante confusión.

La Comunitat Valenciana cuenta con el Registro de Agentes de Intermediación Inmobiliaria (RAICV), creado por el Decreto 98/2022, de 29 de julio. Es un registro obligatorio para quienes ejercen de forma habitual y retribuida la mediación inmobiliaria en la Comunitat.

Ahora bien, el decreto no ha llegado hasta aquí sin discusión. La CNMC impugnó varios de sus artículos por considerarlos desproporcionados, y el Tribunal Superior de Justicia de la Comunitat Valenciana estimó parcialmente el recurso, anulando:

• La fijación de cuantías concretas de seguro y caución para acreditar la solvencia.
• La exigencia de una cuantía mayor a los agentes que operan de forma exclusivamente telemática, por considerarla discriminatoria.
• La obligación de comunicar la actividad para quienes intermedian de forma no habitual y sin retribución tras más de dos servicios en doce meses.
• La exigencia de acreditar inscripción en un registro equivalente para profesionales establecidos fuera de la Comunitat.

Conclusión práctica: el registro sigue siendo obligatorio, pero algunos requisitos concretos ya no son exigibles en los términos originales. Antes de preparar documentación o inscribirse conviene comprobar cuál es la redacción vigente tras la sentencia.

La norma base puede consultarse en el Decreto 98/2022 del Consell.

Andalucía: un marco nuevo que todavía se está construyendo

La Ley 5/2025, de 16 de diciembre, de Vivienda de Andalucía crea el Registro de Agentes Inmobiliarios Especializados del Sector Residencial, de carácter público, administrativo, gratuito y obligatorio. Se publicó en el BOJA el 24 de diciembre de 2025 y entró en vigor un mes después, el 24 de enero de 2026.

La ley también establece que determinada información sobre seguros y garantías debe incluirse en el contrato de mandato o en la nota de encargo.

El matiz importante es el calendario: la entrada en vigor de la ley y la puesta en funcionamiento efectiva del registro son dos hitos distintos. La organización, el funcionamiento, los requisitos operativos y los importes mínimos de garantía dependen de desarrollo reglamentario posterior. Por eso, quien opera en Andalucía debería seguir de cerca ese desarrollo antes de dar por definitivos sus modelos y procedimientos.

Puede consultarse la Ley 5/2025 de Vivienda de Andalucía.

Illes Balears: contenido mínimo definido por ley

La normativa balear establece la necesidad de suscribir una nota de encargo entre el profesional y la persona usuaria del servicio, y concreta su contenido mínimo:

• Los datos de quien contrata los servicios.
• La identificación del agente.
• La identificación registral y catastral del inmueble.
• La operación encomendada y si se otorga con exclusiva.
• La duración del encargo.
• El precio o la renta solicitada.
• Los honorarios, impuestos y forma de pago.
• Los datos de seguros y garantías correspondientes.

Aquí hay un detalle que conviene tener presente: el Registro Oficial de Agentes Inmobiliarios de las Illes Balears tiene carácter voluntario. Pero que el registro sea voluntario no elimina ni la obligación de suscribir la nota de encargo ni su contenido mínimo. Son dos cosas distintas y a veces se confunden.

La modificación más reciente llegó con la Ley 4/2026 de las Illes Balears, de 11 de junio, que concretó ese contenido mínimo. Un buen ejemplo de por qué los modelos hay que revisarlos: una cláusula correcta en mayo puede haberse quedado incompleta en julio.

Extremadura: encargo antes de iniciar la oferta

La Ley 11/2019 obliga a los agentes y agencias inmobiliarias a suscribir con la propiedad un documento de encargo antes de iniciar la oferta del inmueble.

Ese documento debe habilitar al profesional para realizar la oferta y su publicidad, percibir cantidades o formalizar documentos con terceros. Y debe recoger, desglosadas, las actividades y servicios que se prestarán y las cantidades a percibir en concepto de honorarios, precisamente para evitar comisiones suplementarias no pactadas.

Es, junto a la catalana, una de las redacciones más exigentes del país. Puede consultarse en el artículo 52 de la Ley 11/2019 de Extremadura.

¿Sirve el mismo modelo para vender, alquilar o trabajar en exclusiva?

No, y conviene no autoengañarse con esto.

Un encargo de venta no plantea las mismas necesidades que uno de alquiler. Tampoco es igual un encargo con exclusiva que sin ella, ni una operación con un único propietario que otra con varios titulares o con una herencia todavía sin formalizar.

Como mínimo, antes de firmar habría que responder:

• ¿Quién tiene capacidad real para realizar el encargo?¿Qué servicio se ha contratado exactamente?
• ¿Hay exclusiva y cuál es su alcance?
• ¿Cuánto dura el encargo?
• ¿Cómo se renueva o se termina?
• ¿Cuándo se devengan los honorarios?
• ¿Puede el agente recibir cantidades?
• ¿Qué actuaciones publicitarias están autorizadas?
• ¿Qué documentación debe entregar la propiedad?
• ¿Qué normativa territorial afecta a esta operación concreta?

Un modelo descargado de internet puede servir como punto de partida, pero no sustituye la revisión profesional ni garantiza que esté adaptado a la comunidad autónoma, al inmueble y al servicio contratado.

La nota de encargo también dice algo de ti

Hay quien la presenta casi pidiendo disculpas, como si fuera un trámite incómodo o una señal de desconfianza hacia el cliente.

Es justo al revés. Explicar el documento permite al propietario entender qué va a hacer el agente, qué información necesita, cuánto durará el servicio y qué ocurrirá en cada fase. Esa transparencia, además, ayuda al propio profesional a seleccionar mejor sus encargos: evita aceptar inmuebles sin documentación suficiente, precios no autorizados o condiciones que nunca quedaron definidas.

Y transmite algo importante: que detrás de esa comercialización hay un profesional identificable, con responsabilidades concretas y una forma de trabajar definida.

La confianza no está en trabajar sin papeles. Está en explicar bien los papeles y cumplir lo que dicen.

Formación y actualización: las dos piezas que faltan

La nota de encargo parece un documento sencillo hasta que toca decidir qué modelo usar, qué facultades incluir, cómo definir los honorarios, qué implica realmente una exclusiva o cómo actuar cuando la operación se tuerce.

Muchos conflictos no nacen de la falta de documentos, sino de loserrores habituales en la documentación de una compraventa.

Conocer la norma es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es saber aplicarla, y eso cambia según dónde trabajes y cómo evolucione la normativa de tu comunidad.

En APIS trabajamos para que los profesionales inmobiliarios puedan actualizar sus conocimientos, revisar su forma de trabajar y afrontar cada operación con más seguridad. La formación sobre notas de encargo permite estudiar sus distintas modalidades, analizar cláusulas, revisar casos prácticos y entender qué errores acaban generando conflictos.

Porque profesionalizar el sector no consiste en acumular documentos, sino en saber cuál usar, cuándo firmarlo y cómo explicarlo.

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LA TRASTIENDA INMOBILIARIA

¿Se puede anunciar una vivienda sin nota de encargo?

Depende del territorio. En Cataluña y Extremadura, por ejemplo, la ley lo prohíbe expresamente antes de haber suscrito el encargo. En cualquier comunidad, el agente debería poder acreditar la autorización recibida.

¿Puede firmar el encargo alguien que no sea propietario?

Puede intervenir un representante, pero debe acreditar facultades suficientes. Antes de aceptar el encargo conviene comprobar la titularidad del inmueble y la capacidad de quien firma.

¿Un acuerdo verbal es suficiente?

Puede generar relación contractual y ser objeto de prueba, pero deja demasiadas cuestiones abiertas y resulta insuficiente donde la normativa exige documento escrito. Para trabajar con seguridad, por escrito.